筹备工作

　　筹备工作的关键是制定展览的总体方案。总体方案包括展览概要、组织机构、展览内容、相关活动、参赛形式、服务项目等六项。
　　展览概要  要明确展览名称、主题、时间、地点、主办单位、协办单位、支持媒体。如“’99昆明世界园艺博览会插花艺术专题展”，主题是“人与自然——迈向二十一世纪”，时间为7月31日至8月17日，地点在昆明世博园的“人与自然”馆。主办单位为国际展览局（BIE）、国际园艺生产者协会和中国。又如“首届中国国际插花花艺博览会”（以下简称深圳大赛），主题是“插花艺术与生活”，时间为2001年4月30日至5月5日。地点在深圳中国国际高新技术成果交易会展览中心。主办单位为中国花卉协会、中国插花花艺协会、深圳市人民政府。再如“首届中国插花花艺大赛”（以下简称天津大赛），主题是“插花花艺与文化生活”，时间为2002年9月30日至10月5日，地点在天津国际展览中心。主办单位为中国花卉协会、中国插花花艺协会、天津市人民政府。
组织机构  展览组委会是展览组织机构中的最高领导层，由1-2名主任委员、若干名常务副主任委员和副主任委员组成。委员来自行业最高负责人和当地政府及相关行业的负责人。如深圳大赛，主任委员由中国花卉协会会长和深圳市人民政府市长担任，常务副主任委员由深圳人民政府副市长、中国花协秘书长、中国插花花艺协会会长组成。组委会下设办公室，负责具体的日常工作，由于事务繁多，还需设立秘书处、后勤保障部、招展布展部、宣传部、接待部、评奖委员会等职能部门，分别担当文件的起草、打印、分发；展区的水、电保障；招揽参展对象和展区划分；新闻发布会的召开及记者的接待；来宾的迎来送往、住宿、就餐，参观的安排；展品的评比等工作。上述每一项工作都极为重要，每一个细节都马虎不得，必须做好、做实、做细。
　　展览内容  一般有比赛、展览和交易三项。比赛以个人和团体两种形式进行。如天津大赛，个人比赛分预赛和决赛两个项目，预赛又分新娘捧花及头花和东方式盘插（限时50分钟）。决赛以神秘箱比赛方式进行，神秘箱又分礼仪花束比赛（限时30分钟）和神秘箱当场公布主题比赛两个项目（限时40分钟）。展区布展作为团体比赛内容。又如深圳大赛，个人比赛以统一命题和自由命题两种形式进行，其统一命题为东方式盘插、东方式篮插、现代式鲜花、现代式干花、现代式人造花。团体比赛和天津大赛相同，均为展区布置比赛。展览则根据行业的不同性质而划分成若干展区。如天津大赛和深圳大赛均分为七个展区。交易由花卉产品展示、贸易、销售组成。主要展示鲜切花、干花、人造花、盆花、园林机具等相关产品。
　　相关活动  展览内容以外的，但与展览有密切关系的活动，也是展览必不可少的。如天津大赛就组织了以下几项活动：组织模特进行新娘捧花表演，邀请个人单项和总分第一名及国内外专家进行插花示范表演，由中国插花花艺协会召集各省花协、大专院校、宾馆业、鲜切花、干花生产企业、花店业主等方面的代表，召开插花艺术研讨交流会，组织摄影比赛和大赛代表参观考察。
参赛形式  即由谁牵头来参赛或参展。如天津大赛，各省、市展区由各省（自治区、直辖市）花卉协会、插花花艺协会统一组织参展。花卉零售业展区由中国花卉协会零售业分会统一组织参展。院校展区、宾馆业展区、干花（押花、人造花等）企业展区、境外展区均由参展单位自行参展。花卉艺苑展区由中国文联牡丹书画委员会组织参展。交易区由组委会办公室直接对企业招商并请其参展。
　　服务项目  指在展前、展期、展后为参展团体提供的服务内容，如深圳大赛服务内容主要包括提供展位展台；办理展品的检疫和相关手续；安排机场、车站、码头的接送；帮助购车、船、飞机票；帮助做好展品的养护工作；免费推荐布展公司；免费接送参展人员往返指定宾馆，赠送本届大赛插花作品专集图册和相关资料；以及提供打印、复印、传真、电子邮件等服务。

设计工作

　　设计工作主要包括展区的划分、展位展台尺寸的确定和各种标识的设计等。
　　展区划分  要求重点突出、布局合理。重点突出是指整个展区要有一个焦点和中心，它对吸引游人、烘托气氛、渲染效果起较大的作用。因此，在大型插花展览中，必须要有一件大型插花作品，如天津大赛，在一楼、二楼大厅的入口处内都有一组大型插花作品。有的因入口处布置会影响整个展区的划分，则可在大厅适合位置来布置，如第四届浙江—静冈插花艺术交流展暨2002年中国插花花艺大赛浙江选拔赛，在主入口处一侧的较宽敞处布置了二件大型插花。有的因建筑结构较特殊，只能布置其中心位置，如在杭州花圃举行的两岸中华插花艺术交流展，在1400平方米的半圆型大厅内举行，主入口又在半圆型的两边，大型插花作品就布置在圆心处。地市级的展览，因作品较少，场地也不是很大，最好有大型插花，没有也无妨，影响不大。布局合理是指各展区划分清晰，相对独立。除此还要标明参观的主干道和次干道，不可出现死胡同。主干道的两侧或一侧，应是展览的主要内容，如插花作品展示，次干道两侧或一侧，展览的应是次要或与展览相关的内容，如书画作品，插花用的相关材料等的展示。
　　展位展台尺寸的确定  展位尺寸确定有两种情况，一是组委会按国际标准确定，即3米×3米的展位。二是根据各地的要求或展区面积来确定，作品多，展厅大，展位可适当大一些，反之，则要适当压缩。笔者认为国际标准展位适合1件大型或2-3件较大型插花作品的布置，多件插花作品的布置则不适应，而改用大气开放式的展位，即长度最起码是宽度的3倍以上，倍数越大效果越好，深圳大赛的展区就是最好的典范。展台尺寸也有两种确定方法。一是组委会提供统一规格的展台；二是提供大小不等的若干积木块。统一规格的展台显得大气、端庄，不统一规格的展台显得自由、活泼，各有利弊。但笔者认为，插花是赏心悦目的艺术品，自然布置要比规则布置效果好得多。至于展台的具体尺寸，一般情况下，单件展台长、宽、高在1.2米、0.8米、1米为宜，这样既利于作品制作，又便于游人的观赏和作品的陈设。
　　各种标识的设计  为便于参观，各种标识的设计极为重要，标识的设计，一要突出主题，二要醒目，三要大气，四要明显。如会徽是展览的形象标记物，前言牌介绍展览概况，总导游牌标明各展区分布位置，展区牌标明展区名称，指路牌指明参观线路。其他还有各种证件如布展证、参观证、工作证、嘉宾证、记者证、代表证、拆展证和入场券、招待券、就餐券等的设计，它们都要符合标识设计要求，只有面面俱到，搞好各种标识的设计工作，并将各标识规范使用和安置，管理才不会出现漏洞，展览才能有条不紊地进行。

布展工作

　　如果说筹备和设计是“纸上谈兵”，那么布展就是实战开始，布展一要紧扣主题；二要突出特色；三要适当装饰。
　　紧扣主题  主题是文学、艺术作品中所表现的中心思想，是作品思想内容的核心。文章有主题，造园、插花也有主题，展区布置同样也不例外。没有主题的作品平淡无味、偏离主题的作品再好也得不了高分，惟有紧扣主题的作品，才是成功的作品。如天津大赛，组委会规定第一展区布置主题是居家客厅的布置，如北京代表团创作的居家客厅布置，采用木结构建筑，布置传统的木质家具，装点东方式插花作品，营造出浓浓的古色古香的居家客厅的氛围。天津代表团，采用现代装饰手法，布置现代的皮质、钢质家具，装点西方式和现代自由式插花作品，创造出个性、前卫的现代居家客厅的气氛，他们都获得了金奖。有的代表团的布置则偏离了居家客厅这一特定的主题和环境，将许多插花布置在一起，成了名副其实的作品陈列室。
　　突出特色  特色是事物所表现的独特色彩、风格。按现代流行的说法，就是个性，就是与众不同。新颖别致，独具匠心的布置，定能吸引观众的眼球，若能结合当地文化特色或民情风俗，地域风貌等，将之巧妙地布置其中，则会起到锦上添花的作用。如第一届全国插花展览，浙江展区用西湖中的三潭映月石塔模型布置在展区，就有非常明显的地域特色。又如某次展览中，上海代表团用花材叶材组成的东方明珠电视塔模型布置在展区，也颇具特色。四川代表团则用仿真熊猫装点在展区作品中，也不失为成功的布置。总之，布置要体现鲜明特色和风格，力求简洁、大方、整体效果良好，各单体作品布置、体量、色彩相协调，各作品间、作品与总体布局间形成统一、和谐的有机整体，以达到过目不忘、回味无穷的效果。
　　适当装饰  装饰是指在身体或物体的表面加些附属的东西，达到美观的目地。展区装饰包括作品的装饰与展板的装饰。作品的装饰往往包括用非植物材料如玻璃、金属、塑料等，有机地组合在作品中或点缀在作品边，严格意义上讲，它只适应于现代插花或花艺作品的创作，东方式插花作品宜点缀文房四宝即纸、笔、砚、墨，还可点缀京剧脸谱、中国结、如意、传统乐器、瓜果类等工艺品，在一定程度上增添了作品的感染力，能起到画龙点睛或升华主题的作用。展板装饰形式较多，现在较为常见的用大型电脑喷绘布置，以文字和优美的风光组成。有的根据作品的需要，布置字画、书画作品。有的根据布局需要，悬挂小型插花作品或窗、匾额、楹联。也有的用装饰工艺品如牛角、贝壳、斗笠、民族服饰等。除此，为使各作品形成一个整体，用白色或浅灰色或淡蓝色布匹自然地铺垫在展台上，再在垫布上布置插花作品，也能达到较好的布置效果。切忌用红色、黄色、黑色布做铺垫，它们不仅衬托不出插花作品的美，而且会喧宾夺主，起到适得其反的作用。为达到较佳的观赏效果，灯光装饰也不可忽视。总之，适当装饰是必要的，过分装饰只能画蛇添足。

拆展工作

　　拆展是展览的结束工作，俗话说：“良好的开端是成功的一半”。其实圆满的结束才是真正意义上的成功。每次插花展览结束时的拆展工作或多或少总要留点遗憾。一是提早拆展。少数代表团急着回家，规定上午拆展，却在前一天下午拆，规定上午拆，却在下午拆。这样做既影响展览的景观效果，又会出现参观者投诉现象。二是随手牵羊。个别代表对其喜欢的花器或道具、配件等物“爱不释手”，在别人拆展前，干脆先下手为强，占为己有，这种事也屡有发生。三是物品随意丢弃。不要的花材、叶材、花泥、花器、道具、配件等物品不按指定地点统一堆放或装入塑料袋，而是随拆随丢，使展区脏乱不堪。更有甚者，对展台展板不爱惜，拆展时任意破坏，当然这种现象是极少的。为防止上述三种情况的出现，组委会一要在明确拆展时间的同时，加强对展区的现场管理，及时阻止提早拆展者拆展，二要发放塑料垃圾袋，指明堆放位置。三要严格凭证出门，绝不允许有不良现象发生。对违反者，情节轻的要加强教育，情节重的要经济处罚，直至收回奖状或取消今后比赛资格。